オンラインデータ・オフラインデータ保存：ＰＣ４３７

昨日のＢＬＯＧではＧｏｏｇｌｅドライブ・オンラインで作ったアンケート表にパソコンクラブ会員が答え、それを自動的に集計することをやった。それでクラブとして本来の目的は達成できる。

さらに同じ仕組みを使い、会員の住所録もオンライン・スプレッドシート上で作ることも追加でやってみた。これも昨年４月に既にやっているから、Ｇｏｏｇｌｅドライブ上にあったものを、改めて会員に公開し、住所、電話番号他データに変更のある場合はその部分に修正を加えてもらえばそれで済むようにしたわけだ。新加入の会員についてはすべての関連データをその住所録に書き込んでもらえばそれで全会員のデータがそろう。これは超便利だ。

パソコンクラブなどせいぜい４０人５０人単位だが、これが２００人、３００人の同窓会名簿作成などとなると幹事さんは大変である。その際こうした方式を導入すればその威力を発揮する。もちろんそのためには、会員それぞれがパソコンの使い方が基本的にわかっていたり、スプレッドシートのなんたるかが分かっていることが必要条件だ。若い年代層にはそれは問題ないが、我々パソコンクラブの年代層にはそれがなかなか難しいことはあるだろう。

そのことはさておき、そうしてオンライン上にできた住所録の基本データを会員個人がそれぞれ自分のパソコンに取り込み、エクセル、Ｃａｌｃなどを使って、それぞれの好み、ニーズに合せて自分用の住所録ができるのかどうかという質問があった。

もちろん簡単に出来る。その共有の住所録が完成した段階で、それを自分のパソコンにエキスポート・ダウンロードすればいいのだ。

マイクロソフト・エクセル、Ｌｉｂｒｅオフィス・Ｃａｌｃ、ＰＤＦなどさまざまな形式でダウンロード保存できるから、自分のパソコンのソフト環境を考え、それにあった形で保存すればいい。それを自分のパソコンにあるスプレッドシートソフトで再現すればいいのである。私の場合はＣａｌｃを使い、それ用にダウンロードし、そのフアイルをパソコンで再現、印刷のためなどよりきめの細かい編集を行うこととしている。図１

このことに関し大切な関連補足事項を３点あげておく。

１）簡単な表ならオンラインで作るのもいいが、逆にどうせなら使い勝手のいい、慣れた　　オフラインソフト（エクセルやＣａｌｃ）を使って作成したスプレッドシートをオン　　ラインソフトに読み込んで使えないかというだ。

　　もちろんできる。Ｇｏｏｇｌｅドライブの場合、スプレッドシート作成画面でそうし　　たローカルのドライブに存在するスプレッドシートをインポートすればいい。エクセ　　ル、Ｃａｌｃなどの形式で簡単に読み込むことができる。

２）上記のことは基本的には可能だが、それぞれのソフトの組み合わせ、その内容によっ　　ては一部オンラインソフト上で再編集が必要な場合はあろう。その逆も同じことが
　　いえそうだ。

３）そもそもこうしたリモードストレージの場合、今回はＧｏｏｇｌｅドライブを使って　　いる場合であるが、オンライン、オフラインのソフト間でアップロード、ダウンロー　　ドというが、基本的にはその操作自体不要なのである。つまりアップロードもダウン　　ロードというが、リモートストレージ、オンラインストレージには基本的機能として　　同期というものがある。　

４）すなわちＧｏｏｇｌｅドライブ（その他の殆どのリモートストレージも同じ）の場　　　合、ローカルドライブ、オンラインドライブの同期機能を設定しておけば、アップロ　　ード、ダウンロードなどの操作は一切不要なのである。必要ソフトをインストし、そ　　の設定をしておけば、ローカルドライブに作成、保存したものは、自動的にそれぞれ　　のリモートドライブに同期、保存される。そしてその逆、リモート（クラウド）ドラ　　イブに保存されたものは、自動的に同期してローカルドライブに保存されるのだ。

５）私のパソコンについては上記のこと、Ｇｏｏｇｌｅドライブ上に作成したアンケート　　・住所録などそれぞれ自動的にパソコン上のＧｏｏｇｌｅドライブフォルダーに同期　　保存されていることは確認している。

もっともこうしたリモートドライブの同期保存といういうことは結構ややこしい話でありしかもその設定がパソコンの性能、ＯＳのバージョン、通信環境などによってうまく出来たり出来なかったりすることはあるようだ。

まだそうした同期設定が上手く出来ていない人については、まずはオンライン共有のデーターフアイルをパソコンにエキスポート、ダウンロードしたり、逆にパソコンからオンラインソフト上にアップロード・インポートしたりすることから始めてみられるのがいいだろう。

tad

関係資料：

Ｇｏｏｇｌｅドライブ:google
ＹａｈｏｏＢｏｘ　:yahoo