オンライン・スプレッドシートの利用法（Ｇｏｏｇｌｅドライブの場合）：ＰＣ４５８

４月に新しく始まったパソコンクラブ、主として、表計算（スプレッドシート）の使い方について勉強している。

一般的なパソコン学習としては、世のスプレッドシートの最も標準と思われる「エクセル」が使われるのが普通だが、私ｎクラブでは、フリーソフトのＬｉｂｒｅオフィス４．２のスプレッドシートＣａｌｃを使って、スプレッドシートの基本を学んでいる。これはエクセルの２００３他エクセル・クラッシックバージョンはもちろん最新２０１３オフィスのバージョンとも互換性があるものだ。スプレッドシートの基本を学ぶため、実用のためには十二分にその役割を果たしてくれる。

ワープロ、スプレッドシートと言ったオフィスソフトに限らないのだが、最近はパソコンデスクトップ上で使うアプリソフトに並んでネット上、クラウド上で使うオンラインソフトが段々一般的になりつつある。オンラインソフトの殆ど基本的に無料、パソコンにダウンロードインストールなどしないでネット上で使い、その結果を共有したり、共同編集したりできるのが大きなメリットなのである。

例えばパソコン４月のスプレッドシート学習ではそのオンライン版としてＧｏｏｇｌｅドライブのそれを使い、会員のクラブアンケート集計や、会員名簿・住所録作成に当たり会員それぞれがスプレッドシートを使っての会員名簿作成に直接参加し、管理責任者、幹事ががそれをまとめるという方式をとっている。

さらに会員はオンライン上で完成したものをそれぞれ自分のパソコンにあるＬｉｂｒｅオフィス、Ｃａｌｃにダウンロードして、それをそれぞれ自分用の住所録を作成するということをやっているわけだ。

いわばそれを通じて、実際に名簿作りを学ぶこと、オフラインソフトのＣａｌｃと、Ｇｏｏｇｌｅオンラインのスプレッドシートソフトをうまく使い分けるということ、そのこつ、使い分けのメリットを学ぶのである。

そうしたことはもちろんＭＳのＳｋｙドライブほかリモートストレージサービスでも同じことができるが、オンラインソフトとしてはＧｏｏｇｌｅドライブがやはり使いやすいようだ。これは私自身同じようなオンラインサービスを提供しているＭＳのＳｋｙＤｒｉｖｅなどを使い、その比較の上での感想であることを申し上げておく。

ＭＳのものが使いにくいのは、ＭＳのＳｋｙＤｒｉｖｅは、オフラインソフトとして常に有料、結構高額のＯｆｆｉｃｅ２０１３の存在を意識せざるをえないということになるからだ。

その点Ｇｏｏｇｌｅドライブのスプレッドシートの場合、ＭＳオフィスソフトはもちろんＬｉｂｒｅオフィス、ＰＤＦ、ＨＴＭＬ、テキストなどあらゆる形式でその結果を保存、さらにそうしたものからのも読み込みができるということが便利であり、使いやすさにつながっている。

Ｌｉｂｒｅオフィス・スプレッドシートで作成したファイルは簡単にオンラインソフトに読み込んだり（アップロード）、オンラインでできたものをＬｉｂｒｅオフィス用にダウンロードすることができる。そのやり取りの中で一部例えばグラフなどが移行できないことはあるが、基本データについてはほぼ完全に移行できるののが最大のメリットなのである。それができて当然と言えば当然なのだが。

このオンライン・オフラインシートを使ってどんな作業をやると便利かということの一例を説明しておこう。例えば上記で述べた会員住所録作成である。

どんなクラブ、同窓会などの幹事になると面倒なのがこの会員名簿、住所録の作成だ。
仮に同窓会などとなると会員数が２００、３００人に及ぶ。その名簿作り自体結構大変な作業となる。すでに基本表がエクセル他スプレッドシートでできていればいいが、それがない場合２００人の会員名簿作り、幹事はそれにどう取り組むかである。

その場合、このＧｏｏｇｌｅのオンラインスプレッドシートを使ったらどうかというアイディアである。

その手順：

・幹事はＧｏｏｇｌｅのスレッドシートを使い会員に住所録、会員名簿の基本データ、氏　名、よみがな、郵便番号、住所、電話、携帯電話、電子メールアドレス、生年月日
　などの情報を入力してもらうよう基本レイアウトシートを作成する。

　自らのデータをサンプルとしてそれぞれの項目を入力してみせておくといい。

・それぞれの項目については文字の大きさなど決め、そのサイズで入力できるようにして　おけばいい。会員による登録が終われば文字の大きさ、右づめ、左づめ、中央配置など　後ほど幹事が一気に編集できる。

・そうしてできた記入表は会員宛てに共有公開し、それぞれのデーター記入のための
　編集権を与える。その共有のＵＲＬ（ネット上閲覧するためのアドレス）を会員に知ら　せることで、会員はそれにアクセスすれば、Ｇｏｏｌｇｅ非会員でもＧｏｏｇｌｅドラ　イブにアクセスでき、その記入表に自分のデータを書き込むことができる。

・幹事はすべての会員が基本データの記入を終了したことを確認の上で、その表を最終　　的に編集、ネット上で再共有、表示し、会員それぞれに項目の記入に誤りがないか確認　してもらう。そしてその最終編集を行い、その完成品を今度は編集権を与えることなく　共有、　公開の措置をとればいいのだ。それでデータの改ざんが防げる。

・幹事及び会員はそれをエクセル、それぞれ自分のパソコンに、エクセル、Ｌｉｂｒｅオ　フィスなどにダウンロードし、自分用に詳細な編集を行い、印刷などの必要があればそ　うすればいい。幹事はそれを印刷して、同窓会などで配布すればいいのだ。

・この場合、こうした方法が成り立つ前提として、あらゆる会員がパソコンが扱えたり、　スプレッドシートのなんたるかを理解し、そうしたアンケートに答える能力があるかど　うかが問題だ。しかし、それができない会員にはハガキで回答してもらい幹事が一つ一　つ入力することになるかもしれないのはしかたのないことだ。

今回はオンラインスプレッドシートの利用例。スプレッドシートに関しては、オンライン・オフラインソフトの使い方、アップロード、ダウンロードし、しかもそれをさまざまなフアイル形式間ででできるのが大変便利であった。

実際にやっていただくことが一番図１、図２にあるように同じ内容のものをＬｉｂｒｅオフィスＣａｌｃとＧｏｏｇｌｅドライブにアップロード、ダウンロードし作成、その使い分けを試してみられることだ。

同じことが同じオフィスでソフトでもワープロ文書の場合、同じような使い方ができるかどうかである。それについての手順、方法は次回にしよう。

tad

関係資料：

ＬｉｂｒｅＯｆｆｉｃｅ４．２：libre 
Ｇｏｏｇｌｅドライブ：google